MEANING MY LIFE

Vivre en mode minimaliste, simplement, facilement, sans complexe.

Gestion administrative Digitale en 2020

Aujourd’hui, j’ai envie de te parler d’une manière de la gestion administrative digitale, c’est à dire comment gérer les papiers, et la documentation en 2020 et après, sans avoir à garder tous les documents papier.

En effet, tu penses bien, comme tout le monde, on est saturé de papier, de factures, fiches de paie, et j’en passe. Certaines sont maintenant en PDF, et d’autres pas, celles que tu reçois en papier, les reçus d’achats, les factures et garanties, et j’en passe. Tout ce papier, ces arbres, ces transformations au chlore… Bon ok, t’as besoin d’imprimer pour les impôts chaque année, mais si tu peux te passer d’en stocker, voir même de recevoir la version papier, c’est quand même vachement bien hein ?

Je t’en parlais dans l’article sur le minimalisme digital, j’ai décidé d’avancer clairement vers un monde avec de moins en moins de choses, de paperasse, de documents, et j’en passe. Donc ça passe par trier son bureau, prendre la décision de ce que l’on garde ou pas, et de faire sincèrement une croix sur ce qui ne nous sert pas et ne nous est pas utile. C’est intriguant, c’est surprenant, et parfois ça libère carrément.

Mais qu’en est-il de l’administratif ? Car tu le sais, on est tenus de garder des documents des années, et certains quasiment toute une vie, vise le bordel. Donc à part si le navire coule et que t’as plus accès à tout ça, va falloir pouvoir le ressortir ici ou là… si vraiment t’en as besoin.

En 2020, j’ai pris une décision, j’en ai marre de chercher mes documents partout. Il faut que tu saches que l’administratif et moi, jusqu’en 2020 (genre là oui !) c’était pas mon fort, et c’est encore en chemin, clairement. Je suis loin de pouvoir donner des leçons aux rois des To-Do Lists, je suis un hypersensible, créatif, et dans ma tête, administratif a toujours résonné avec une peur et une angoisse de saturation mentale. Chose que je suis en train d’activer en mode méga-changement en 2020 avec l’hypnose et les soins énergétiques, pour passer des caps de progression sur moi.

Si je veux pouvoir vivre en simplifiant ma vie, pour retrouver juste l’essence de ce qui est bon pour moi, ce n’est pas pour me remuer l’esprit avec ces documents que je ne trouve pas, que je n’arrive plus à classer, ou à gérer.

Alors, comment faire, avec ces papiers. Eh bien tout d’abord, il faut savoir que les papiers ont valeur légale quand ils sont Scannés, donc tu peux parfaitement faire une photo, ou utiliser ton scanner pour garder les documents dont tu as besoin.

Sur Android ou iPhone, il existe plein d’applications – Genius Genius Scan (iOS & Android), Office Lens (iOS & Android) ou encore CamScanner (iOS & Android) – qui qui permettent de les enregistrer directement dans un cloud, et tu peux même gérer le format JPG ou PDF.

Ces applications te permettent de stocker sur le cloud ou sur ton ordinateur ou téléphone. Tu peux donc les renommer, les recadrer, et améliorer la lisibilité tout en ayant une app gratuite dans les mains.

Personnellement, j’ai décidé d’appliquer la même règle que d’habitude, et je pense toujours en 1, 2,3. Je te laisse découvrir si tu ne connais pas encore.

Pour mon classement administratif, j’ai déjà fait un bon dossier sur Google Drive selon la structure suivante :

  • 2020
    • Janvier
    • Fevrier
    • Mars
    • Avril
    • etc.

Dedans, Personnellement, en tant qu’indépendant, j’ai besoin de séparer deux choses en 2020, les aspects privés et professionnels. Comme tu le constateras, je n’ai pas de rentrées en privé… si je vends un truc, je le met simplement dans le mois en question.

  • 2020
    • Bail
    • Garanties
    • Professionnel
      • Fiches Salaire
      • Charges
        • Janvier
        • Fevrier
        • Mars
      • Rentrées
        • Janvier
        • Fevrier
        • Mars
    • Privé
      • Garanties
      • Janvier
      • Fevrier
      • Mars

Voilà. avec cette structure c’est déjà plus simple de m’en sortir et de me retrouver facilement dans mes documents. Maintenant on peut rajouter une catégorie chaque mois, si ton job est basé sur des projets, tu peux avoir des charges par projet, ou mensuelles, ou “mensuelles et par projet”, donc à toi d’adapter cette structure à ce qui te correspond bien.

Une fois ta structure faite, c’est parti, à ton Scanner. Tu vas passer un peu de temps au départ à scanner tes documents, donc soit t’as accès à un scanner, si possible avec “feeder” et pas à plat, ou tu trouves qq’un qui au boulot en as un et tu peux te lancer dans une ScanParty rapide pour faire ingérer la XEROX de 1000 feuilles et te sortir tous les PDF, si possible en recto Verso (ce que bcp de petites imprimantes ne font pas.

Donc… la gestion administrative, clairement, C’EST CHIANT OUI ! au départ, mais une fois que t’es engagé dans la démarche, et que tu sais que ton bureau consiste en juste ce dont tu as besoin, et que tu peux te libérer de toute cette paperasse, en sachant que si on te la demande, tu peux envoyer DIRECTEMENT le PDF à la personne, alors là… t’as pigé que c’est jackpot sur ton temps. T’as plus à aller dans le classeur, te souvenir de dans quelle catégorie t’as foutu ça, ou c’était, comment, ressortir le truc, ah merde le scanner marche plus. et j’en passe.

En plus de ton tri de papiers, je te recommande fortement d’utiliser un Google Sheets pour te faire un tableau de tes dépenses par catégories, tu sais celles des impôts. Donc tu peux avoir une comptabilité à deux colonnes pour savoir ce qui entre et sort chaque mois, et tu peux également doubler ces informations pour les avoir par catégorie, comme ça tu sais ce qui est véhicule, assurances, bureau, formations, lié à tes projets et j’en passe. A la fin de l’année… Comme t’as fait ça 1 fois par semaine voir 1x par mois, tu n’as qu’à recueillir le montant, le mettre dans les cases, et tes impôts 2020 seront archi-classés en moins de 2 heures chrono, même si t’es indépendant, avec plusieurs activités et que t’es également salarié en plus de tout ça.

Mais ça, on en cause en janvier 2021 quand on aura tous mis notre gestion administrative en pratique et qu’on sera tellement heureux d’aller se bouffer une fondue ou des fruits de mer qq part au bout du monde dans notre Van Minimalife à découvrir ceux qui ont tout compris !

Donc si toi aussi, tu as besoin d’un coup de pouce, saches que tu n’es pas seul, et que t’es pas unique à ne pas trouver jouissif de faire de l’administratif. Ce que je peux te dire par expérience, c’est que te dire que c’est chiant et déplaisant, ça va le rendre encore plus chiant et déplaisant… et ça va te mettre dans une méga merde, car tu vas laisser venir les rappels, voir les poursuites arriver, et j’en passe, pour te retrouver dans une méga merde noire.

Tes factures à tes clients, tu les envoie DIRECTEMENT avec le job, ou mieux, pay it forward. ils paient avant la séance, t’as pas à y penser, c’est fait, fini, terminé ! J’ai été le roi de ça, 1 année sans facturer, et me mettre dans une merde noire, donc je te le dis, conseil d’ami, fais simple, fais vite, fais bien !

Par contre, fais bien gaffe. Quand on parle de gestion administrative, on cause sécurité. Ne stocke pas ça sur un disque dur à la maison ou que sur ton ordinateur, car si on te le vole, ou que t’as un incendie, tu paumes tout et t’as plus rien. C’est pour ça que les CLOUD existent. Stockes ça ou tu veux, genre dropbox, google drive, ou autre, y’en a plein, certains cryptés, d’autres pas, à toi de gérer, et si tu fais des copies de clouds sur un autre cloud super… tu peux doubler ou tripler, mais en tout cas… ne pas tout mettre seulement à la maison, tu risquerais d’être bien emmerdé.

Donc si au bout d’un moment, que t’as ton stylo pour signer tes documents, et que tu as réussi à te débarrasser de ta paperasse, tu te sentiras libre sincèrement. Un pur bonheur de pouvoir te dire que ton esprit est clair et limpide, car tu sauras ou tu en es dans tes désirs et tes besoins.

Tu peux poursuivre la découverte de ce blog, et je te recommande de passer par diverses sections, car tout est séparé en deux aspects, l’aspect personnel qui est un retour à soi et à ses valeurs, et un autre qui est l’aspect minimaliste sur l’aspect matériel des choses. Car tu n’as sincèrement besoin de pas grand chose, voir de rien pour vivre pleinement et heureux, mais ça, les publicitaires, les films et la télé vont tout faire pour te dire le contraire.

Au final, la gestion administrative, tout est question de ressenti, et de comment tu veux vivre ta vie. Veux tu être contrôlé(e) par ton admin, la paperasse, les tas et classeurs de partout, ou veux tu simplement te faciliter la vie et retrouver une fois par an, rapidement, ce que tu as dépensé et utilisé ?

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